Organizar o trabalho: estrutura e entregas

12. Organização, equipes e pessoas

Você chega nesta parte para responder três perguntas: como minha empresa está desenhada aqui dentro, quem trabalha em quê, e onde ficam combinadas as regras de convivência do time. São três páginas e um questionário.

Onde ficam essas telas

Não existe menu "Configurações". A barra lateral é uma lista plana de destinos, e cada um deles é uma entrada própria: Painel, Entregas, Planos de Entregas, Planos de Trabalho, Orion, Organização, Usuários, Equipes, Agrupamento, Relatórios, Assinatura e Meu Perfil.

A entrada Usuários só aparece para quem tem papel organizacional Admin ou RH. Quem não tem nunca vê o cadastro de pessoas — nem o item no menu.

A página Organização

É onde vive a identidade da sua empresa. A página aparece para Admin, RH e Auditoria; um membro comum não a vê no menu. Só o Admin edita — RH e Auditoria veem em modo somente leitura.

Identidade

razão social, nome fantasia e logo.

Localização e impostos

endereço, país e o documento fiscal com o formato do país (CNPJ no Brasil, EIN nos EUA, RFC no México e assim por diante). A moeda não é escolhida — ela é definida pelo país.

Contato

site e LinkedIn.

Perfil

tamanho da empresa, Modo consultoria (ligue para empresas de serviços que faturam trabalho para clientes) e Privacidade por time.

Pessoas e responsáveis

o contato principal — o representante da organização para cobrança e avisos legais, escolhido entre os Admins — e a lista de Admins. Os papéis em si são definidos no perfil de cada pessoa, não aqui.

Cobrança e assinatura

plano e status, gerenciados pela área de assinatura.

A chave que mais muda o dia a dia é Privacidade por time. Desligada (o padrão), entregas e planos de entregas são visíveis para a organização inteira. Ligada, um membro comum só enxerga as entregas e os planos de entregas dos times a que pertence. Admin, RH e Auditoria continuam vendo tudo nos dois casos.

Os planos de trabalho seguem outra regra, independente desta chave: um membro comum sempre vê apenas o próprio plano, mais os planos dos times que ele gerencia, assiste ou observa.

Equipes

A página Equipes tem dois painéis: à esquerda a hierarquia da organização (com busca e ramos que você recolhe), à direita a equipe selecionada — configurações, membros e o Combinado dela.

Criar uma equipe pede dois campos: o nome e a equipe superior (ou "nível superior", se não houver). Nada mais. A equipe nasce ativa — ativar e desativar existe depois, nas configurações da equipe já selecionada.

O formulário de criação não pergunta quem é o gerente. O gerente é designado em seguida, adicionando a pessoa à equipe com o papel gerente. E o seletor de membros oferece apenas pessoas que já existem na organização: trazer alguém de fora é ato de Admin, na página Usuários.

São quatro papéis de equipe — gerente, assistente, membro e o papel de observador (observer), somente leitura. O de observador é atribuído pelo cartão da equipe, aqui na página Equipes. Cada pessoa tem um papel por equipe: escolher um limpa o anterior automaticamente.

Use a equipe superior para agrupar por departamento ("Marketing", "TI"): a hierarquia alimenta os filtros do painel e, como você verá no capítulo 14, uma equipe filha herda o plano de entregas da equipe acima dela.

Os guarda-corpos da estrutura

Algumas ações são recusadas de propósito, para você não perder histórico sem perceber.

Excluir uma equipe

só é possível se ela não tiver subequipes, não tiver membros e não for a equipe principal de ninguém. A tela desabilita o botão e diz o que mover primeiro; o servidor recusa de novo, por garantia. O histórico de trabalho é preservado.

Mudar a equipe superior

só Admin. E o sistema recusa qualquer mudança que criaria um laço na hierarquia (uma equipe virando ancestral de si mesma).

O último Admin é protegido

não dá para rebaixar, desativar nem remover o único Admin da organização. Promova outra pessoa a Admin antes.

Remover um membro da equipe tira o papel, não a pessoa: ela continua na organização, e o trabalho que ela fez continua atribuído a ela.

No cartão da equipe você também vê os AI workers dela. Eles não aparecem por associação de membro — aparecem pelo plano de trabalho, que é o que de fato liga um worker a esta equipe e às entregas dela. No bloco de AI workers há o botão Alocar AI worker — ele não cria um vínculo de membro: abre direto a criação do plano de trabalho, que é o que liga o worker à equipe. O botão fica desabilitado quando todos os workers da organização já têm plano neste time. O time de IA tem capítulo próprio.

Usuários: uma pessoa ou uma lista inteira

A página Usuários é o cadastro de pessoas, restrito a Admin e RH. O convite é sempre por e-mail — não existe código de convite em lugar nenhum do produto.

Ao adicionar, você pode escolher de uma vez o papel na organização, a equipe principal e o papel dentro dela. Um e-mail de convite sai na hora.

Para times inteiros, troque para a aba Vários (colar lista) e cole as linhas. O formato aceita duas formas:

• só o e-mail, uma por linha; ou
• CSV: e-mail, Nome, Sobrenome, Papel, Equipe, PapelEquipe.

Campos vazios usam os padrões que você define logo acima da caixa, e a equipe é localizada pelo nome. O limite é de 200 linhas por lote. Ao enviar, você recebe o resultado linha a linha — adicionados, reativados, já são membros, duplicados, inválidos, erros — em vez de um "pronto" genérico.

Uma nota importante sobre saída: remover um usuário o desativa. Ele perde o acesso na hora, mas as contribuições dele (planos de trabalho, atividades, avaliações) continuam atribuídas a ele, para que os registros da organização continuem verdadeiros — e você pode restaurá-lo. Isso não é exclusão de dados: a opção "Excluir permanentemente" existe e só é liberada para quem não tem histórico de planos de trabalho. Pedidos de exclusão/anonimização (LGPD/GDPR) são tratados como ação separada e explícita.

O Combinado: as regras da casa, em forma de questionário

Não existe um campo de texto livre para "regras da equipe". O que existe é o Combinado (acordo de trabalho): um questionário estruturado de 13 perguntas, organizado em quatro blocos:

Estilo e Local de Trabalho

modo principal de trabalho e política para os dias no escritório (com um seletor de dias da semana quando os dias são fixos).

Trabalho Síncrono e Assíncrono

ritmo principal, eventos síncronos recorrentes, antecedência mínima para marcar reunião e a janela núcleo de disponibilidade (com horários de início e fim quando ela é fixa).

Protocolos de Comunicação

plataforma de chat, canais e suas finalidades, tempo de resposta esperado para mensagens não urgentes, como comunicar urgência e os limites fora do expediente.

Cultura de Reuniões

expectativa sobre câmeras e preparação mínima para uma reunião.

Cada pergunta tem opções prontas e um campo aberto, caso a sua resposta não esteja na lista.

O Combinado desce em cascata: organização → equipe → pessoa. A resposta que vale é a do nível mais específico que respondeu; um nível deixado em branco herda o de cima, e o editor mostra em cinza o que você herdaria se não responder. Assim a empresa define a regra geral uma vez, a equipe ajusta o que é diferente nela, e a pessoa só registra a exceção real.

Cada pessoa vê o seu Combinado consolidado — as três camadas já resolvidas — em Meu Perfil, em modo leitura.

E é aqui que ele deixa de ser papel: ao assinar um plano de trabalho, as três camadas do Combinado vigente são congeladas dentro do plano. Se a organização mudar a política depois, o que foi acordado naquele plano não muda junto. Você lê o texto congelado no rodapé do próprio plano de trabalho.

13. Entregas

A entrega é a unidade que faz o trabalho aparecer. Sem ela, o time tem tarefas; com ela, o time tem resultado — e o Orion tem o que acompanhar, cobrar e narrar para você.

O que é uma entrega

Entrega é o produto ou o serviço final que resulta do trabalho da sua equipe. Ela torna visível o valor gerado para quem recebe e mostra progresso real em direção aos objetivos. Quando as entregas estão claras, todo mundo entende exatamente o que precisa existir ao final — o que aumenta coordenação, comunicação e motivação.

Exemplos: "Pesquisa de satisfação do cliente conduzida" (serviço), "Protótipo do aplicativo criado" (produto).

Tarefas e atividades são as ações necessárias para produzir a entrega. A entrega é o resultado dessas ações. Se você consegue riscar um item da lista e ninguém de fora percebe diferença, provavelmente é tarefa, não entrega.

Por que insistir nisso: entregas eliminam ambiguidade sobre o que se espera (foco), dão um número para acompanhar (mensurabilidade) e ligam o trabalho do dia com o plano tático e estratégico (conexão).

Projetos e processos

Um projeto termina. Um processo se repete. A plataforma trata os dois, e a diferença está no status da entrega, não no tipo de meta.

Não existe tipo de meta "binária". A lista de tipos de meta vem dos tipos já usados nas entregas da sua organização. Enquanto não houver nenhum, a plataforma oferece %, unid e $ como ponto de partida.

Toda entrega marcada como Recorrente nasce com um relógio de ciclo ligado, mensal por padrão. Você troca a duração no cartão "Relógio do ciclo" (semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral, anual ou personalizado). Dentro do ciclo, cada etapa do processo vale uma fatia proporcional ao peso; ao fim do ciclo o percentual real é registrado no histórico e as etapas zeram para a volta seguinte. É por isso que o progresso de um processo não vaza de um mês para o outro.

Criando uma entrega

Vá em Entregas → ＋ Criar entrega. Só dois campos são obrigatórios:

Título da entrega

escreva o resultado, não a atividade — "PRD dos recursos do backlog movidos para desenvolvimento" funciona melhor que "fazer PRD".

Equipe responsável

a equipe que gerencia esta entrega. Escolha com atenção — ela é imutável na edição comum.

Os demais campos são opcionais na criação e editáveis depois, na página da entrega: status, destinatário, tipo, categoria, agrupamento, data de início planejada, data de término planejada, tipo de meta e meta planejada. O agrupamento conecta a entrega à hierarquia do plano estratégico (objetivos, iniciativas, resultados-chave) que os Admins mantêm na página Agrupamento.

Pelo chat também dá: "cria a entrega 'Onboarding de clientes revisado'". Quando você não diz a equipe, o Orion usa a sua equipe principal.

Criar e editar entregas é do gerente ou assistente da equipe responsável (ou da equipe acima dela), e do Admin. Um membro comum abre a entrega em modo leitura, com o aviso na tela — a contribuição dele aparece pelo progresso das tarefas.

O que trava, e quando

Quatro campos formam a linha de base planejada: data de início planejada, data de término planejada, tipo de meta e meta planejada. Eles não são fixos desde a criação — você pode ajustá-los enquanto o planejamento estiver em aberto.

O que trava é a chegada da data de início planejada. A partir dela, esses quatro campos ficam congelados e o sistema recusa a edição, exibindo o aviso "🔒 A linha de base planejada está bloqueada (a data de início já passou)". Daí em diante você usa os campos paralelos — data de início atualizada, data de término atualizada e meta atualizada —, e é exatamente essa diferença entre planejado e atualizado que mostra o quanto o plano escorregou.

A equipe responsável é imutável na edição comum. Desde 27/07/2026, porém, um Admin pode reatribuir a entrega a outra equipe por uma ação dedicada — não é mais um "nunca".

Apagar uma entrega é recusado em três situações, e a mensagem diz qual: quando alguma tarefa já tem progresso, quando ela está em um plano de entregas, ou quando está em um plano de trabalho. Remova-a dos planos (ou zere o progresso) primeiro. Também existe Criar uma cópia, que é o caminho normal para repetir uma entrega parecida no período seguinte.

Progresso, status e o que o Orion faz com isso

O progresso da entrega é calculado, nunca digitado: é a média do progresso das tarefas, ponderada pelo peso de cada uma. Tarefa sem peso definido conta como peso 1; tarefa com peso 0 fica fora da conta de propósito.

Quem pode mexer no progresso de uma tarefa: o Admin, o gerente ou assistente da equipe da entrega (ou da equipe acima), quem está marcado como contribuidor da tarefa, e quem selecionou aquela tarefa no próprio plano de trabalho. Os campos de planejamento da tarefa — data de término, data de início planejada e predecessora — são do líder da equipe.

O status também se move sozinho, pelas datas e pelo progresso: antes do início é Não iniciada; entre o início e o término é Em andamento; se você empurrou a data de término, ela aparece como Atrasada entre a data planejada e a nova; passado o término efetivo, vira Concluída (progresso em 100%) ou Não concluída. Os estados que você define à mão — Recorrente, Pausada, Cancelada, Concluída, Não concluída — o sistema respeita e não sobrescreve.

Duas coisas acontecem em cima disso sem você pedir. O resumo da manhã traz as entregas em risco, com o motivo calculado: prazo vencido com trabalho pendente, progresso atrás do ritmo esperado para a fatia de tempo já consumida, ou progresso parado há vários dias. E, na página da entrega, o botão Situação compila em texto o que os planos de trabalho ligados a ela dizem — útil antes de uma reunião de acompanhamento.

Na página da entrega você ainda anexa material em Associados a esta entrega: um link (Drive, Workspace, URL) ou um arquivo enviado — PDF ou texto (txt, md, csv), até 25 MB. É o que o Orion lê quando você pergunta sobre o conteúdo daquela entrega.

14. Planos de entregas da equipe

O plano de entregas é o portfólio que a equipe se compromete a trabalhar num período. Ele existe por um motivo prático: é a assinatura dele que libera a construção dos planos de trabalho individuais. Sem plano de entregas assinado, o time não tem em que se apoiar — e o sistema recusa.

Para que serve

O plano de entregas define as prioridades da equipe durante seu período efetivo e serve de referência para os planos de trabalho dos membros. Ele garante alinhamento (o trabalho diário puxa os resultados combinados) e antecipa dependências e alocação antes de o período começar.

Ele pertence a uma equipe. E vale para os times abaixo dela: uma subequipe sem plano próprio se apoia no plano de uma equipe ancestral.

Passo 1 — Criar

Vá em Planos de Entregas → Criar plano de entregas. São quatro campos: título, equipe, data de início e data de término. O plano nasce como Rascunho.

Um cuidado que economiza retrabalho: confira os quatro antes de criar. Hoje não existe tela para editar nem para apagar um plano de entregas depois de criado — o título, a equipe e o período ficam como foram gravados. O que muda depois é o conteúdo (entregas entram e saem) e o status (pela assinatura, pelo calendário ou pelo encerramento antecipado).

Pelo chat: "cria um plano de entregas para o time de Produto, de 01/09 a 31/12, chamado 'Q4 2026 — Produto'".

Passo 2 — Inserir entregas

Na página do plano, use ＋ Inserir entregas. Busque pelo título, marque as que a equipe vai trabalhar no período e confirme com Adicionar (n). Uma entrega pode ser removida do plano depois, pelo botão Remover do plano na linha dela.

A tabela do plano mostra, para cada entrega: progresso, status, meta, data de término e quem trabalhou nela — com a contagem de planos de trabalho por pessoa. No topo, a barra de conclusão das entregas do plano.

Passo 3 — Assinar

Quando o portfólio estiver montado, o botão ✍ Assinar plano (gerente) aparece. Assinar é ato de um gerente (ou de um Admin) — assistentes montam o plano, mas não assinam por ele.

A assinatura escolhe entre dois estados, conforme a data:

Planejado

o período ainda não começou. Não é rascunho — é um compromisso já revisado, esperando a data. Você já pode construir planos de trabalho em cima dele; é justamente para isso que esse estado existe.

Em andamento

o período já começou (ou começa hoje).

Daí em diante o relógio cuida do resto. A cada 30 minutos o sistema promove Planejado → Em andamento na data de início, e Em andamento → Encerrado quando o período termina. Ao encerrar, quem gerencia a equipe recebe um convite para registrar as lições do período — uma retrospectiva curta que vira precedente para o ciclo seguinte.

O aviso na tela depois de assinar diz o essencial: "✓ Assinado — agora é possível criar planos de trabalho com base neste plano." É também aqui que fica o atalho ✨ Gerar planos de trabalho para a equipe, que distribui as entregas do plano entre os membros ativos para você revisar antes de qualquer coisa ser criada (capítulo 15).

Encerrar antecipadamente

Às vezes o período muda de figura no meio: o time é realocado, a prioridade cai, o projeto acaba antes. O botão Encerrar antecipadamente existe para isso, e é do mesmo nível da assinatura — quem abriu o compromisso é quem o encerra (gerente ou Admin).

Antes de qualquer coisa, o sistema faz um pré-voo: calcula e mostra as consequências reais, não um aviso genérico.

• quantos dias antes do previsto você está encerrando;
• quais entregas continuam vivas e ficam sem plano de entregas — com o progresso de cada uma;
• quantos planos de trabalho continuam correndo (ciclos e avaliações não param);
• quais AI workers ficam bloqueados para renovar plano sobre essas entregas até elas entrarem num novo plano assinado;
• quais equipes ficam sem plano-fonte, o que bloqueia a criação de novos planos de trabalho — inclusive para pessoas, não só para a IA.

Depois disso, o encerramento exige uma justificativa de pelo menos 15 caracteres. Ela não é burocracia: fica registrada como decisão do plano e é o que o próximo período vai ler. Só então a confirmação é aceita, e a ação é irreversível pela interface.

Duas coisas que não acontecem, porque é a dúvida real de quem clica: as entregas e os planos de trabalho não são encerrados junto. Seguem vivos, com seus ciclos e suas avaliações. As entregas em aberto podem entrar em outro plano depois — e isso não precisa ser decidido agora.

O mesmo contrato vale pelo chat. Se você disser "encerra o plano de entregas do time de Produto", o Orion primeiro te devolve a lista de consequências calculada pelo servidor, palavra por palavra, pergunta o motivo com as suas palavras e só encerra depois do seu sim explícito. Ele nunca inventa a justificativa.

Depois de encerrado assim, o plano aparece com o selo Encerrado antecipadamente, com a data, quem encerrou e a justificativa visíveis na própria página.

O que ainda não dá para fazer

Vale dizer com clareza, para você planejar em torno disso: não há edição do plano depois de criado (título, equipe, período), não há exclusão de plano, e a assinatura não é reversível — o caminho para desfazer um compromisso assinado é o encerramento antecipado, com justificativa registrada.